Регламент проведення тендерів на придбання товарів, робіт, послуг

 

 

 

1.1. Метою цього Регламенту є забезпечення процесу укладення договорів купівлі-продажу, виконання робіт, надання послуг з урахуванням оптимального для АБ «Київська Русь» (далі – Банк) співвідношення умов, ціни та якості.

    1.2. Цей Регламент використовується при укладенні договорів, а також при купівлі без оформлення договорів:

• канцелярських товарів (включаючи папір);
• господарських товарів і послуг (включаючи МШП і прибирання);
• комп'ютерів та оргтехніки (включаючи їх обслуговування);
• спеціалізованого банківського обладнання (включаючи його обслуговування);
• спеціального обладнання для підрозділу  безпеки  банку (включаючи його обслуговування);
• обладнання зв'язку (включаючи його обслуговування);
• меблів;
• автомобілів (включаючи ТЕО і ремонт);
• інженерного устаткування (включаючи його обслуговування);
• придбанні інших матеріальних цінностей (робіт, послуг),
• оренді приміщень;
•  проведенні ремонтно-будівельних робіт;
•  проведенні рекламних і маркетингових заходів.

1.3. У рамках Регламенту наступні поняття означають:

• «Регулярні» договори/угоди - придбання товарів (робіт, послуг) для забезпечення поточної діяльності підрозділів на регулярній основі (придбання паперу, картриджів, поліграфічної продукції, технічне обслуговування    устаткування тощо);
• «Разові» договори/угоди - придбання товарів (робіт, послуг), що носить індивідуальний характер або проектний характер (оренда приміщень, ремонтно-будівельні, рекламні роботи, придбання специфічного устаткування, програмного забезпечення тощо);
• «Сума угоди» - за регулярними договорами визначається, як сума всіх платежів протягом строку договору; по разовим - як сума даного разового договору й усіх пов'язаних з ним рахунків, з тим самим контрагентом ;
• Підрозділ-ініціатор» - самостійний підрозділ Банку, для якого або з ініціативи якого придбано товари (роботи, послуги);

«Підрозділ-виконавець» - самостійний підрозділ Банку, що займається пошуком постачальників/підрядників і придбанням товарів (робіт, послуг). «Підрозділ-виконавець» може збігатися з «Підрозділом-ініціатором»;

                   «Підрозділом-виконавцем» виступають наступні підрозділи Банку:

-       Департамент інформаційних технологій ;

-       Управління платіжних карток ;

-       Управління справами ;

-       Відділ реклами і зв’язків з громадськістю;

-       Департамент безпеки та захисту інтересів банку.

Перелік ТМЦ та послуг,що супроводжуються відповідним підрозділом (зазначено в додатку 7 до Регламенту).

• «Конкурентний лист» - документ, що містить інформацію від декількох альтернативних постачальників/підрядників про ціни, умови постачання, строки й інші параметри, що впливають на вибір контрагента. У конкурентному листі вказуються точні найменування компаній, адреси, телефони й контактні особи (якщо інформація отримана від конкретної особи) (зразкова форма конкурентного листа зазначена в Додатку 5).

1.4. Відповідно до Регламенту процес придбання товарів (робіт, послуг) складається з наступних етапів:

1)     формування Технічного завдання;

2)     моніторинг ринку й попередній відбір постачальників/підрядників;

3)     організація тендера або складання конкурентного листа;

4)     узгодження обраного постачальника/підрядника, договірних умов і цін;

5)     підписання договору/здійснення оплати.

 

 

2.1. Організація тендера обов'язкова при укладенні договорів на суму від 500 000 гривень включно.

2.2. При укладенні угод на суму від 5 000 гривень до 500 000 гривень  складається конкурентний лист.

2.3. Не потрібне складання конкурентного листа при укладенні договорів на суму меншу за 5000 гривень. При цьому відповідальність  застосовуваних при розрахунках цін, що відповідають ринковим, покладається на керівника Підрозділу-виконавця, що діє на підставі довіреності і несе персональну відповідальність за цільове використання коштів.

 

 

3.1. Формування технічного завдання

3.1.1. «Технічне завдання» - документ, що містить вичерпну інформацію щодо  вимог до товарів, робіт, послуг і їх постачальників/підрядників. Воно містить:

1)     при придбанні матеріальних цінностей (послуг) (зразкову форму наведено в Додатку 1. до Регламенту):

• найменування товару;
• найменування моделі (моделей) - у випадках, коли найменування визначені;
• технічні характеристики (їх діапазон);
• критерії якості (наприклад, стандартне устаткування оригінального виробника);
• обсяг закупівель;
• період закупівель;
• вимоги й умови (кваліфікація й досвід постачальника, умови оплати, обслуговування, гарантії, строки поставок тощо);
• іншу необхідну інформацію;

2)     при проведенні ремонтно-будівельних, технічних та інших видів робіт (послуг) (зразкову форму наведено в Додатку 2):

• необхідні технічні специфікації (такі як: перелік, види, якість робіт,  плани й схеми приміщень, розташування точок введення зовнішніх мереж та інфраструктури, іншу інформацію, що впливає на реалізацію проекту);
• вимоги й умови (кваліфікація й досвід виконавця, умови оплати, гарантії, строки виконання робіт, визначення термінів, вимоги до проектної й робочої документації тощо);
• іншу необхідну інформацію.

 

Технічне завдання (проект технічного завдання) складається з повнотою, необхідною  для достовірної оцінки вартості робіт підрядниками, і може додатково доопрацьовуватися після вибору підрядника й тільки в частині, що не спричиняє істотного впливу (до 5 %) на вартість угоди.

3)     при створенні дизайнерських проектів (макети, стилі, інтер'єри, проекти реклами тощо) (зразкову форму наведено в Додатку 3):

• формулюється цільове призначення проекту, сфера використання, цільова аудиторія;
• форма, розміри, кількість;
• найвигідніше для замовника стильове рішення;
• зразкова адресна програма для розміщення;
• умови й обмеження (кваліфікація й досвід постачальника, строки виконання, максимальна ціна, умови оплати, обслуговування, гарантії та ін.).

У випадках, коли зміст робіт (послуг) поєднує в собі пункти 3) і  2) або 1), технічне завдання складається окремо на дизайнерський проект і на виконання робіт (послуг).

3.1.2. Конкретний склад позицій, що входять до складу Технічного завдання, визначає підрозділ-виконавець, ґрунтуючись на змісті відповідної угоди.

3.1.3. Складання Технічного завдання здійснюється в такому порядку:

• при здійсненні разових закупівель товарів Підрозділ-ініціатор формує Заявку на придбання матеріальних цінностей, а в разі замовлення робіт/послуг - оформляє заявку у вигляді службової записки, відображаючи в ній свої вимоги до робіт/послуг, обґрунтування придбання, і передає його  Підрозділу-виконавцю.
• Підрозділ-виконавець на підставі заявки формує Технічне завдання - додає  технічні параметри, яких не вистачає, умови й вимоги, визначає орієнтовну максимальну ціну (для внутрішнього користування, з метою визначення розміру угоди - для осіб, що погоджують Технічне завдання,) і погоджує зміни, якщо вони внесені, з Підрозділом-ініціатором.
• Витрати на придбання товарів (робіт, послуг), зазначених у заявці (службовій записці), повинні відповідати затвердженому бюджету підрозділу або затвердженому проекту,  в рамках якого здійснюється замовлення.
• Технічні характеристики товарів (робіт, послуг), що купуються не на регулярній основі або відрізняються  своїми параметрами від стандартних, повинні бути обґрунтовані Підрозділом-ініціатором - докладне обґрунтування (розрахунок) додається до Технічного завдання.
• Для укладення регулярних договорів Технічне завдання складається Підрозділом-виконавцем (відповідальний підрозділ).

3.1.4. Технічне завдання погоджується членами Тендерного комітету.

 

3.2. Проведення тендера

3.2.1. На підставі погодженого Технічного завдання Підрозділ-виконавець, використовуючи доступні засоби інформації (інтернет, преса, довідники), здійснює моніторинг ринку й визначає перелік компаній - потенційних учасників тендера. Основними критеріями є: обсяги продаж, займана частка ринку, популярність, рівень кваліфікації, строк діяльності компанії і рівень цін.

3.2.2. За підсумками попереднього відбору компаній Підрозділ-виконавець складає супровідну службову записку, в якій описує пророблену роботу й обґрунтовує вибір компаній - потенційних учасників тендера.

3.2.3. Кількість попередньо відібраних компаній повинна бути не меншою ніж  5 (п'ять), а в разі  наявності на ринку вузького кола постачальників/підрядників - не меншою ніж 3 (три) .

3.2.4. У разі відсутності альтернативних постачальників  на ринку - є достатнім тільки 2 постачальника, а в разі наявності одного постачальника -  підрозділ-виконавець формує відповідну пояснювальну записку.

3.2.5. Після визначення списку потенційних учасників Тендера Підрозділ-виконавець надає інформацію про них (назва, місцезнаходження, код ЕДРПОУ)  Департаменту безпеки та захисту  інтересів Банку за 7 днів до відправлення запрошення на участь у Тендері. У випадку, якщо постачальник раніше брав участь у тендерах, надання інформації необов'язкове.  Протягом 7 днів Департамент безпеки і захисту інформації здійснює аналіз і доводить до відома Підрозділу-виконавцю свої висновки  щодо допуску  компанії до участі в тендері.

 3.2.6. Виходячи із представленої Підрозділом-виконавцем службової записки  й погодженого Технічного завдання, учасники Тендерного комітету мають право розіслати пропозиції  щодо участі в тендері компаніям, що задовольняють вимоги Технічного завдання, після позитивного висновку служби безпеки.

 

3.2.7. Інформація із запрошенням на участь у тендері, із зазначенням предмета тендера, орієнтовного розміру контракту (у кількостях або сумах), строку контракту, строку подачі документів і закінчення тендера направляється на ім'я керівника в обрані компанії.

3.2.8. Запрошення оформляється на офіційному бланку Банку за підписом Голови Правління Банку або особи, уповноваженої ним, із вказівкою контактних осіб, телефонів та адрес електронної пошти. За регулярними угодами інформація про тендер також розміщується на Інтернет-сайті Банку, може бути розміщена в друкованих виданнях або опублікована іншим способом.

3.2.9. Компаніям, що підтвердили свою згоду брати участь у тендері, направляється Технічне завдання, зразкова форма подачі тендерної пропозиції (Додаток 4) і перелік документів, необхідних для участі в тендері.

3.2.10. До переліку документів можуть включатися:

• копії ліцензій, патентів, сертифікатів тощо;
• копія свідоцтва про реєстрацію компанії, завірена печаткою компанії (або, за необхідності, копії установчих документів, завірені печаткою компанії);
• завірені керівником компанії копії протоколу про обрання або рішення про призначення,  нотаріально засвідчені копії доручень, що підтверджують повноваження представників контрагента  на підписання від імені компанії договорів і всіх документів, необхідних   для виконання договорів;
• баланс компанії на останню звітну дату, завірений печаткою компанії;
• копії документів (дилерських та інших угод), що підтверджують авторизацію  компанії оригінальними виробниками на поставку товарів (робіт, послуг);
• дані про наявність і кількість відповідних сертифікованих фахівців;
• відомості про наявність у компанії досвіду виконання, зміст і кількість аналогічних проектів, відгуки від замовників;
• дані про наявність сервісних центрів та  умови обслуговування;
• умови гарантії й гарантійного обслуговування;
• комерційна пропозиція від компанії по суті тендера;
• інші документи, які можуть бути необхідні в кожному  конкретному випадку.

3.2.11. Загальною умовою до пакета документів є достатність вимог та  співвідношення масштабів і суті угоди з кількістю й складом документів, на які подається запит.

 

3.3. Визначення результатів тендера й підписання договору

3.3.1. За результатами Тендеру пакет документів ,що зазначено в п.3.3.2 направляється членам Тендерного комітету протягом 1 дня після закінчення надання Тендерних пропозицій.

      3.3.2. Перелік документів, що передаються членам Тендерного комітету:

- заявку від Підрозділу-ініціатора, погоджене Технічне завдання, пояснювальну записку про вибір компаній-учасників і визначення кращої компанії, результати переговорів з її керівництвом, комерційні пропозиції від учасників тендера, конкурентний лист (за формою - Додаток 6), в якому у вигляді порівняльної таблиці коротко відбивається отримана інформація про компанії, товари (роботи, послуги).

3.3.3. Тендерний комітет протягом 3 днів з моменту одержання документів розглядає пропозиції, аналізує документи тендера, в разі необхідності перевіряє вірогідність наведених цін та умов і попередньо визначає переможця  тендера, виходячи з умов, актуальних на момент проведення тендера.

3.3.4. У разі попереднього вибору переможця або двох і більше компаній з однаковими пропозиціями в частині ціни, керівник Підрозділу-виконавця (або особа, уповноважена Тендерним комітетом), проводить переговори з керівництвом виділених компаній для визначення остаточних цінових умов і одержання додаткових індивідуальних знижок.

3.3.5. Остаточне рішення Тендерного комітету оформляється Протоколом засідання Тендерного комітету.

3.3.6. Пакет документів, що включає результати тендера з рішенням Тендерного комітету та проект договору, Підрозділ-виконавець направляє  на узгодження  згідно з чинною процедурою підписання договорів.

3.3.7. За підсумками процедури узгодження підписується договір з компанією, що виграла тендер, іншим учасникам Підрозділ-виконавець повідомляє про прийняте рішення.

3.3.8. Компаніям, що брали участь у тендері,  керівник Підрозділу-виконавця повідомляє згідно умов договору, про строки закінчення укладеного договору, причини, через які їх не було обрано, і про можливість брати участь у наступному тендері по закінченні строку підписаного договору (у випадках регулярних договорів).

3.3.9. Інформація про результати проведення тендера розміщується на Інтернет- сайті Банку після затвердження результатів Тендерним комітетом.

3.3.10. Всі тендерні документи зберігаються Підрозділом-виконавцем.

 

 

4.1. При укладенні «регулярних» договорів Підрозділи-виконавці проводять тендери, вибирають постачальників/підрядників і укладають з ними договори на період, керуючись цим Регламентом.

4.2. При наявності пояснення від керівника Підрозділу-виконавця в тендері за регулярними договорами може бути визначено кілька переможців - у разі, коли один постачальник/підрядник не завжди може забезпечити наявність продукції  на складі або безперебійні поставки необхідних товарів (робіт, послуг).

4.3. Регулярні договори укладаються на строк до 1 року з можливістю їх пролонгації.  По закінченні терміну дії договорів проводяться нові тендери і таким чином коректується список діючих постачальників і підрядників Банку відповідно до ринкових умов. У разі, якщо тендер виграє підрядник/постачальник, з яким Банк перебував у договірних відносинах раніше, такий укладений раніше договір може бути пролонговано.

4.4. За деякими договорами (договори з операторами зв'язку, обслуговування складного устаткування й ін.), щорічний перегляд яких недоцільний, строк договору може перевищувати 1 рік і встановлюється при узгодженні й підписанні договору на підставі супровідної службової записки від керівника підрозділу-виконавця.

4.5. Протягом дії зазначених договорів товари (роботи, послуги) придбаваються в обраних постачальників/підрядників без проведення тендерів і складання конкурентних листів. Контроль за відповідністю застосовуваних при розрахунках цін ринковим цінам покладається на керівника підрозділу-виконавця.

4.6. У випадку тимчасової відсутності товару в обраного постачальника протягом дії «регулярного» договору,  необхідні товарно-матеріальні цінності може бути придбано в іншого постачальника на основі конкурентного листа, без проведення тендера.

4.7. У разі регулярного невиконання обраним постачальником/підрядником умов укладеного договору, за поданням керівника підрозділу-виконавця  він виключається зі списку постачальників/підрядників Банку. Проводиться новий тендер, і договір укладається з іншим контрагентом.

4.8. Договір з обраним постачальником/підрядником може бути також розірваний достроково, якщо це не суперечить умовам договору, на підставі службової записки від керівника Підрозділу-виконавця та рішення Голови Правління Банку або уповноваженої  особи, у випадку, коли є контрагент з більш вигідними умовами.

 

 

5.1. Для укладення угод, за  якими, відповідно до чинного Регламенту, не потрібна організація тендера, складається конкурентний  лист.

5.2. Підрозділ-виконавець на основі погодженої заявки від підрозділу-ініціатора  або службової записки (при замовленні робіт/послуг), здійснює аналіз ринку, складає конкурентний лист (за формою Додатка 6), пояснювальну записку, що обґрунтовує вибір даних компаній.

5.3. За угодами більше 5 000 грн. кількість учасників тендеру повинна бути не меншою ніж 5 (п'ять).

5.4. У разі відсутності необхідної кількості альтернативних постачальників  на ринку  підрозділ-виконавець складає відповідну пояснювальну записку.

5.5. Якщо оцінка товарів (робіт, послуг) припускає складання кошторису (специфікації) або визначення ціни здійснюється на індивідуальній основі, до конкурентного листа додаються відповідні комерційні пропозиції від представлених компаній.

5.6. Комплект документів, що містить заявку, конкурентний лист, комерційні пропозиції, пояснювальну записку і, в разі потреби,   проект договору або розрахункові документи (рахунок/рахунок-фактура) при оформленні угоди без договору, направляється на стандартну процедуру узгодження й підписання договору .

 

 

 

6.1. Підрозділ-виконавець формує Технічне завдання й погоджує його з підрозділом-ініціатором, а також складає перелік запитуваних в учасників тендера документів у строк не більше 5 (п'яти) робочих днів з моменту одержання оформленої заявки від підрозділу-ініціатора.

 

6.2. Максимальний строк узгодження Технічного завдання  й переліку запитуваних в учасників тендера документів кожним  погоджуючим підрозділом - 1 (один) робочий день.

6.3. Підрозділ-виконавець здійснює моніторинг ринку, формує перелік потенційних учасників, інформує їх про умови й строки проведення тендера в строк не більше 10 робочих днів після узгодження Технічного завдання.

6.4. Компаніям-учасникам тендера дається не більше 14 календарних днів для формування й надання пакета документів для участі в тендері. В окремих випадках (наприклад, складний індивідуальний проект) за рішенням підрозділу-виконавця строк надання документів компаніями-учасниками тендера може бути продовжено, але не більш ніж до 40 календарних днів.

      6.5.Строк оцінки результатів тендера Тендерним Комітетом – не більше 3 робочих днів.

6.6. Проведення тендерів і складання списку постачальників/підрядників Банку на майбутній рік по регулярних угодах є процедурою регулярною і здійснюється Підрозділами-виконавцями щорічно в строк до 15 лютого кожного року.

6.7. Підписання договорів і затвердження Керівництвом Банку остаточного Списку постачальників і підрядників Банку на майбутній рік здійснюється до 1 березня кожного року.

6.8. Строк підписання договорів, залежно від специфіки компаній, може бути продовжено .

 

 

 

 

 

Позиції	Опис
Найменування товару (робіт, послуг)
Модель, специфікація
Вимоги щодо якості
Технічні характеристики
Строки й періодичність закупівель
Кількість
Умови обслуговування
Гарантія
Мінімальні вимоги до постачальника робіт (послуг):
- досвід, кваліфікація
- наявність виконаних проектів
- строк роботи на ринку
- ліцензії
і т.д.
Додаткові вимоги

 

Дата  "____"                                      200__ р.

{Керівник підрозділу}                                                                                     /ПІП/

 

 

Позиції	Опис
Зміст робіт (послуг)
Найменування об'єкта й адреса проведення робіт (послуг)
Строки проведення робіт (послуг)
Умови обслуговування
Гарантія
Мінімальні вимоги до постачальника робіт (послуг):
- досвід і кваліфікація
- наявність виконаних проектів
- строк роботи на ринку
- ліцензії
інше
Додаткові вимоги
* схеми, плани, специфікації та інші необхідні для визначення робіт (послуг) документи додаються до чинної форми і є невід'ємною частиною Технічного завдання

 

 

Дата  "____"                                      200__р.

 

{Керівник підрозділу}                                                                                     /ПІП/

Додаток 3
до Регламенту проведення тендерів
на придбання товарів, робіт, послуг:
Технічне завдання (розробка)

 

на розробку   ___________ (найменування робіт, послуг)

Позиції	Опис
Найменування й предмет робіт (послуг)
Мета проекту
Сфера використання
Цільова аудиторія
Розміри
Кількість
Вимоги/побажання до стилю
Строки проведення робіт (послуг)
Умови обслуговування
Мінімальні вимоги до постачальника робіт (послуг):
- досвід, кваліфікація
- наявність виконаних проектів
- строк роботи на ринку
- ліцензії
інше
Додаткові вимоги
* макети, креслення, малюнки й інші. необхідні для визначення проекту документи додаються до чинної форми і є невід'ємною частиною Технічного завдання

 

Дата  "____"                                      200__ р.

{Керівник підрозділу}                                                                                     /ПІП/

Додаток 4
до Регламенту проведення тендерів
на придбання товарів, робіт, послуг:

 

Найменування

постачальника/підрядника                                                                                     ____________

Адреса                         _______                                                                                                            _____

 

Контактна особа, тел.                                                                                     ___________________

ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ *

на поставку (виконання)  ______ (найменування товарів, робіт, послуг)

Позиції **	Пропозиція
Найменування товару (робіт, послуг)
Марка
Виробник
Параметри
Вартість
Строки поставки/виконання
Обсяги
Умови оплати
Умови обслуговування
Умови гарантії
Додаткова інформація

** включаються тільки необхідні рядки

 

У випадку наявності переліку товарів складається прайс-лист:

Прайс-лист

№ п/п	Найменування, модель	Одиниця вимірювання	Примітки
1
2
3

{Найменування уповноваженої особи}                                     /_______            П.І.П. /                                                                                               підпис

                                                                  М.П. (печатка)

           

* за необхідності до форми додаються макети, креслення, малюнки й інша документація

Додаток 5

 до Регламенту проведення тендерів

 на придбання товарів, робіт, послуг:

Зведена Таблиця Тендерних Пропозицій і Конкурентних листів. Порівняльна таблиця тендерних пропозицій *

на поставку (виконання)  ___________________  (найменування товарів, робіт, послуг)

Позиції	Постач.1	Постач. 2	Постач. 3	Постач. 4	Постач. 5
Найменування товару (робіт, послуг)
Марка
Виробник
Параметри
Вартість
Строки поставки/виконання
Обсяги
Умови оплати
Умови обслуговування
Умови гарантії
Додаткова інформація
Оцінка
Пропонований переможець
Тел., контактна особа в компанії

 

У разі наявності переліку товарів складається порівняльна таблиця цін:

№ п/п	Найменування, модель	Обсяг закупів.	Постач. 1	Постач. 2	Постач. 3	Постач. 4	Постач. 5
	1	2	3	4	5	6	7
1
2
	Разом вартість контракту		Σ(ст.2*ст. 3)	Σ(ст.2*ст. 4)	Σ(ст.2*ст. 5)	Σ(ст.2*ст. 6)	Σ(ст.2*ст. 7)

{Керівник підрозділу}                                                                                     /ПІП/

* до  форми в разі необхідності додаються макети, креслення, малюнки й інша документація

Додаток 6
до Регламенту проведення тендерів
на придбання товарів, робіт, послуг:

 

Список постачальників/підрядників Банку.

 

N п/п	Найменування контрагента	Номер договору	Дата  початку	Дата закінчення	Сума угоди**	Найменування товарів (робіт, послуг)**
1
2

 

 

**вказується відповідно до затвердженого  тендерного рішення